資料

紙・目視・チャット報告での管理、そろそろ卒業しませんか？

この資料は、賞味期限や在庫の管理を、紙・目視確認・LINEなどのチャットツールでの報告で行っている方に向けて書いています。

はじめに

まず伝えたいのは、紙や目視、口頭での管理は、恥ずかしいことでも間違ったことでもないということです。むしろ、お金もかからず今日からすぐ始められる、一番手軽な方法です。忙しい現場で、まずそこに落ち着くのは自然なことだと思います。

ただ、次のような場面に心当たりはありませんか。

これらは、担当者の能力の問題ではありません。「誰かが気づくかどうか」に頼る仕組みそのものに、もともと限界があるということです。

理由はシンプルです。この方法は、忙しくなればなるほど、抜け漏れが増えるという性質を持っています。

普段は問題なく回っていても、繁忙期やセール前、人手が足りない日には、確認や報告が後回しになります。そして厄介なのは、紙に書かなかったこと、口頭で伝え忘れたことは、後から確認しようがないという点です。何かトラブルが起きてから「あの時どうだったか」を調べようとしても、記録自体が存在しません。

もう一つの問題は、属人化です。「あの人に聞けば分かる」が積み重なっていくと、その人が休んだり辞めたりした瞬間に、誰も状況を把握できなくなります。

これは能力や真面目さの問題ではなく、仕組みの限界です。どれだけ注意深い人でも、記録に残らない情報は、いずれどこかで抜け落ちます。

「そろそろちゃんと管理しよう」と思ったとき、多くの人がまず考えるのが「Excelやスプレッドシートで表を作る」ことです。

ただ、これは実は遠回りになることが少なくありません。Excelでの管理は、最初は簡単でも、次第に関数が複雑になり、作った本人にしか触れない「ブラックボックス」になっていくケースをよく見かけます。実際にそうした壁にぶつかった経験談を、こちらの記事にまとめています。

つまり、「紙 → Excel → 挫折 → もっとちゃんとしたシステム」という順番を、あえてたどる必要はないということです。今すでに「紙や口頭では限界がある」と感じているなら、最初から専用のシステムを使うという選択肢を検討する価値があります。

「システム」と聞くと、パソコンの操作に詳しくないと使えないのでは、と身構えてしまう方も多いと思います。

ですが、精肉店向けに作られたシステムであれば、次のような点を意識して設計されています。

「パソコンが得意な人が一人いないと回らない」状態こそ、実は紙や口頭管理と同じ「属人化」の別の形です。誰が担当しても同じように使えることが、システムを選ぶときの大事な基準になります。

精肉店・スーパー精肉部門専用の在庫管理システム「MeatShip」は、この資料に書いたような「紙・目視・口頭での管理から、いきなり本格的なシステムに移りたい」という方のために作られています。

「まずは今のやり方に近い感覚で試してみたい」という方は、一度実際の画面をご覧ください。

MeatShip（ミートシップ）

精肉店・スーパー精肉部門のための在庫・歩留まり管理システム